Bạn đang tìm quy trình đặt tiệc teabreak trọn gói cho hội thảo, training hay lễ ra mắt sản phẩm? Bài viết này hướng dẫn từng bước rõ ràng từ tiếp nhận yêu cầu, đề xuất menu teabreak, báo giá, khảo sát địa điểm, set up – phục vụ – refill cho tới thu dọn và xuất hóa đơn VAT. Quy trình chuẩn giúp bàn tiệc đẹp – đủ – đúng giờ, hạn chế phát sinh, tối ưu ngân sách và giữ hình ảnh chuyên nghiệp của sự kiện. Áp dụng checklist dưới đây, bạn có thể đặt tiệc nhanh chóng cho nhóm 20–500 khách tại cơ quan, trường học hay trung tâm hội nghị.

---

Tóm tắt quy trình đặt tiệc teabreak trọn gói (10 bước)

10 bước chuẩn: Yêu cầu → Tư vấn → Báo giá & menu → Khảo sát → Chốt & đặt cọc → Chuẩn bị → Set up → Phục vụ & refill → Thu dọn → Thanh toán & hậu mãi.

Lưu ý: Ở sự kiện đông khách, áp dụng quy trình đặt tiệc teabreak trọn gói giúp kiểm soát giờ giấc, đủ món và hình ảnh chuyên nghiệp.

---

Bước 1 – Gửi yêu cầu & tư vấn nhanh (0–2 giờ)

Khách hàng cung cấp: thời gian, địa điểm, số khách dự kiến, ngân sách, yêu cầu đặc biệt (món chay/ít ngọt/không gluten, ký hiệu dị ứng).
Đơn vị phục vụ: gọi tư vấn nhanh, gợi ý gói 70k–200k+/khách; giữ lịch tạm nếu cần.

Bước 2 – Đề xuất menu & báo giá (≤24 giờ)

• Gửi 2–3 phương án menu: bánh mặn/ngọt, trái cây, finger food, trà/cà phê/nước trái cây.

• Ghi rõ: số lượng suất, dụng cụ (ly tách/khay/kẹp), nhân sự phục vụ, phí vận chuyển, chính sách VAT.

• Đính kèm ảnh setup mẫu & mốc thời gian phục vụ để dễ hình dung.

Bước 3 – Khảo sát địa điểm (khi cần)

Kiểm tra lối vận chuyển, thang máy, vị trí đặt bàn, nguồn điện, tông màu chủ đạo, khu vực rác; chốt khung giờ set up 60–90 phút trước sự kiện. Với ngoài trời: dự phòng mái che/nguồn điện/đường mưa.

Bước 4 – Chốt đơn & đặt cọc

Duyệt menu/số khách/tông trang trí → ký xác nhận (email/PO/hợp đồng) → đặt cọc 30–50% để khóa lịch & nguyên liệu. Nếu cần hóa đơn VAT, gửi thông tin công ty ngay ở bước này.

Bước 5 – Chuẩn bị & điều phối

• Mua nguyên liệu, prep các món dễ hỏng, đóng gói theo khay.

• Lập timeline: giờ xe xuất phát, trưởng nhóm phụ trách, danh sách dụng cụ.

• Chuẩn bị biển tên món + ký hiệu dị ứng; thống nhất tông màu khăn/bình.

Bước 6 – Set up tại điểm tổ chức (trước giờ 60–90’)

• Trải khăn, bày khay theo flow di chuyển; đặt thùng rác, khăn giấy, bộ dao nĩa/ống hút đúng vị trí.

• Kiểm tra nhiệt độ nóng–lạnh cho đồ uống, máy ủ/đá khô nếu cần.

• Căn bố cục để bàn tiệc luôn đầy – luôn sạch – lên hình đẹp.

Bước 7 – Phục vụ & refill (trong giờ sự kiện)

• Tỷ lệ nhân sự gợi ý: 1 người/40–60 khách (tùy gói).

• Refill liên tục khi khay vơi 1/3; hỗ trợ rót trà/cà phê, dọn dĩa bẩn, bổ sung ống hút/khăn.

• Quan sát khách đặc biệt (ăn chay/ít ngọt/dị ứng) để hướng dẫn món phù hợp.

Bước 8 – Thu dọn & bàn giao

Thu gom rác, vệ sinh khu vực, hoàn trả mặt bằng như ban đầu. Bàn giao biên bản nghiệm thu kèm ảnh trước/sau & checklist dụng cụ.

Bước 9 – Thanh toán & chứng từ (1–3 ngày)

Xuất hóa đơn VAT theo thông tin doanh nghiệp; thanh toán phần còn lại qua chuyển khoản/tiền mặt theo thỏa thuận.

Bước 10 – Hậu mãi & lưu hồ sơ sự kiện

Gửi album ảnh setup, xin phản hồi về món và phục vụ; lưu hồ sơ khẩu vị/địa điểm để ưu đãi lần đặt sau.

---

Chính sách nhanh (gợi ý áp dụng)

• Chốt số lượng: trước 24–48h; linh hoạt ±10% trong ngày nếu còn nguyên liệu.

• Huỷ lịch: ≥72h hoàn 100% cọc; 24–72h hoàn 50%; <24h khấu trừ chi phí thực tế.

• An toàn thực phẩm: bảo quản đúng chuẩn; món có nhãn dị ứng; ưu tiên dụng cụ sạch/dùng 1 lần.

• SLA đúng giờ: đến trước tối thiểu 60’; nếu trễ >15’ hỗ trợ ưu đãi/đền phí theo thỏa thuận.

---

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Teabreak gồm những món gì?
Bánh mặn/ngọt, trái cây, finger food, trà/cà phê/nước trái cây; tùy gói 70k–200k+/khách.

Đặt tối thiểu bao nhiêu suất?
Từ 20 suất; đoàn 100–500 khách tối ưu chi phí vận hành và nhân sự.

Có hỗ trợ món chay/ít ngọt/không gluten?
Có. Vui lòng báo trước để gắn ký hiệu dị ứng trên thẻ tên món.

Bao lâu trước sự kiện nên đặt?
Nên trước 3–5 ngày; lịch gấp có thể xử lý trong 24h tùy slot.

Có xuất hóa đơn VAT không?
Có. Cung cấp thông tin công ty ngay khi chốt đơn để xuất VAT

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ CONNECT VIỆT
Địa chỉ: 23/52 Nguyễn Hữu Tiến, P. Tây Thạnh, Tân Phú, TP.HCM
Hotline/Zalo: 0931275520
Email: connectviet365@gmail.com
Website: https://connectviet.com.vn
Facebook: Trang Facebook
Google Maps: “Công ty Connect Việt”