Tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo cần một timeline rõ ràng từ khâu đón khách, nội dung chương trình đến giờ nghỉ teabreak. Connect Việt hỗ trợ doanh nghiệp tại TP.HCM lên phương án setup, nhân sự và tiệc nhẹ theo số khách, địa điểm và thời lượng sự kiện.
Tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo 2026 cần chuẩn bị gì?
Đơn vị tổ chức cần chốt số khách, giờ bắt đầu, thời gian giải lao, sơ đồ không gian và đầu mối phối hợp tại địa điểm. Với teabreak, bảng giá hiện hành là 70.000, 90.000 và 130.000 đồng/người; báo giá ghi rõ bánh, nước, dụng cụ, vận chuyển, setup, nhân sự và VAT.
Xem thêm dịch vụ teabreak trọn gói cho hội nghị tại TP.HCM.
Xác Định Mục Tiêu và Chủ Đề
Tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo là cơ hội để chia sẻ kiến thức và kết nối các chuyên gia trong ngành. Đầu tiên, bạn cần xác định mục tiêu và chủ đề cụ thể. Điều này giúp bạn định hình nội dung và hình thức tổ chức, đồng thời thu hút đúng đối tượng tham gia.
Lựa Chọn Địa Điểm và Thời Gian
Địa điểm và thời gian tổ chức phải thuận tiện cho người tham dự. Hãy chọn một không gian phù hợp với quy mô sự kiện và dễ dàng tiếp cận. Thời gian tổ chức nên tránh các ngày lễ và thời điểm bận rộn trong năm.
Dự Trù Ngân Sách và Tìm Kiếm Tài Trợ
Dự trù ngân sách chi tiết giúp kiểm soát chi phí và đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ. Bạn có thể tìm kiếm tài trợ từ các doanh nghiệp hoặc tổ chức liên quan để giảm bớt gánh nặng tài chính.
Mời Diễn Giả và Chuẩn Bị Tài Liệu
Mời các diễn giả uy tín và có kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan. Chuẩn bị tài liệu, bài thuyết trình và các tài liệu hỗ trợ một cách kỹ lưỡng để đảm bảo chất lượng nội dung.
Quảng Bá Sự Kiện
Sử dụng các kênh truyền thông như mạng xã hội, email marketing và báo chí để quảng bá sự kiện. Tạo trang sự kiện trên mạng xã hội và cập nhật thông tin liên tục để thu hút sự quan tâm.
Đánh Giá và Tổng Kết
Sau sự kiện, thu thập phản hồi từ người tham dự để đánh giá hiệu quả và rút kinh nghiệm cho các sự kiện sau. Việc này giúp cải thiện chất lượng tổ chức và nâng cao uy tín của tổ chức bạn.
Tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp không chỉ mang lại giá trị cho người tham dự mà còn nâng cao hình ảnh và uy tín của tổ chức.
| STT | Hạng mục | Đơn giá |
| Hạng mục trang thiết bị + dịch vụ | ||
| 1 | Backdrop bạt hiflex, khung sắt | 110 – 150.000 vnđ/m² |
| 2 | Bục sân khấu (khung sắt, mặt gỗ, thảm đỏ mới 100%) | 150 – 180.000 vnđ/m2 |
| 3 | Đèn pha backdrop ( 50W, ánh sáng trăng, vàng) | 140.000 vnđ/cái |
| 4 | Nhà bạt không gian ( vuông, tròn, khẩu độ 5m,6m) | 60 – 70.000 vnđ/m² |
| 5 | Bàn sự kiện (1.2m, 1.5m) | 90 – 120.000 vnđ/cái |
| 6 | Ghế sự kiện (áo ghế, nơ ghế) | 25 – 35.000 vnđ/cái |
| 7 | Âm thanh cơ bản | 1.500 – 2.000.000 vnđ |
| 8 | Thảm đỏ mới 100% ( đỏ, xanh, đen) | 30 – 40.000 vnđ/m2 |
| 9 | Cổng bong bóng | 120.000 – 160.000 vnđ/m |
| 10 | Trụ inox (mới 100%) | 30.000 – 35.000 vnđ/trụ |
| 11 | In ấn (bandroll, banner, backdrop, standee…) | 40 – 65.000 vnđ/m2 |
| 12 | Bục phát biểu | 450 – 500.000 vnđ |
| 13 | Ban bar sự kiện ( khăn phủ, nơ) | 100.000-120.000 vnđ/cái |
| 14 | Ghế bar sự kiện | 80.000-100.000 vnđ/cái |
| 15 | Cổng hơi sự kiện ( 6-8-10m) | 2,500 – 3,500.000 vnđ/cái |
| 16 | Dù che 1 trụ | 5,500.000 vnđ/trụ |
| 17 | Dù che bán nguyệt | 4,000.000 vnđ/trụ |
| 18 | Rối hơi sự kiện ( 1 chân, 2 chân) | 600 – 700.000 vnđ/con |
| Hạng mục nhân sự | ||
| 1 | Quay phim | 2,500.000-3,500.000vnđ/gói |
| 2 | Chụp hình | 1,500.000-1,800.000vnđ/gói |
| 3 | MC dẫn chương trình | 2,500.000 vnđ/gói |
| 4 | PG sự kiện | 400.000 vnđ/người |
| 5 | Nhóm nhảy chuyên nghiệp ( 3-5 dance) | 2,000 – 5,000.000 vnđ/ bài |
| 6 | Lân sư rồng | 3,000.000 vnđ/gói |
| 7 | Teabreak sự kiện (tối thiểu 30 phần, trọn gói) | 70.000 – 130.000 vnđ/phần |
Câu hỏi thường gặp khi tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo
Hội nghị chia hai lượt teabreak cần chuẩn bị thế nào?
Bánh và nước nên được chia theo từng lượt, ghi rõ giờ bổ sung món và số khách của mỗi lượt để tránh thiếu hoặc bày quá sớm.
Nên setup trước giờ đón khách bao lâu?
Thời gian phụ thuộc quy mô và điều kiện địa điểm. Timeline cần có khoảng dự phòng để kiểm tra điện, âm thanh, bàn ghế, bảng tên và khu vực teabreak.
Chi phí teabreak đã bao gồm những gì?
Báo giá cần liệt kê riêng menu, dụng cụ, nhân sự, vận chuyển, VAT và các yêu cầu trang trí để doanh nghiệp dễ duyệt ngân sách.
Quy trình tổ chức sự kiện hội nghị hội thảo đúng giờ
Quy trình tổ chức sự kiện hội nghị hội thảo bắt đầu bằng việc khóa timeline và phân công đầu mối. Trước giờ diễn ra, đội ngũ tổ chức sự kiện hội nghị hội thảo kiểm tra khu vực đón khách, sân khấu, âm thanh và bàn teabreak.
Với chương trình từ 100 khách, phương án tổ chức sự kiện hội nghị hội thảo cần dự phòng thời gian vận chuyển, thang máy và lối vào. Sau mỗi lượt phục vụ, nhân sự thu dọn và bổ sung món theo timeline tổ chức sự kiện hội nghị hội thảo đã thống nhất.
