Cập nhật ngày 03/08/2026.
Checklist tổ chức teabreak hội nghị 100 khách giúp HR, admin và người phụ trách sự kiện kiểm soát đủ việc từ lúc nhận yêu cầu đến khi bàn giao bàn tiệc. Với quy mô 100 người, chỉ một chi tiết bị bỏ sót như sai giờ giao, thiếu ly, thiếu món hoặc đặt bàn không hợp luồng di chuyển cũng có thể ảnh hưởng toàn bộ giờ giải lao. ConnectViet tổng hợp quy trình dưới đây theo hướng dễ kiểm tra, đúng giờ và rõ người chịu trách nhiệm.
Không nên chọn bánh ngay khi chưa hiểu chương trình. Người phụ trách cần gửi đủ thông tin để đơn vị teabreak xây phương án sát thực tế:
- Số khách dự kiến và biên độ phát sinh.
- Ngày tổ chức, giờ khai mạc và giờ nghỉ giải lao.
- Địa chỉ, tầng, lối vào và quy định giao hàng.
- Khách dùng tiệc cùng lúc hay chia nhiều lượt.
- Ngân sách dự kiến mỗi người.
- Nhu cầu setup, nhân sự trực bàn và thu dọn.
- Nhóm tuổi, khách ăn chay hoặc dị ứng thực phẩm.
- Thông tin xuất hóa đơn và người nghiệm thu tại chỗ.
Điểm cần khóa: giờ bàn tiệc phải hoàn thiện, không chỉ là giờ xe đến địa điểm.
2. Checklist tổ chức teabreak hội nghị 100 khách: chọn ngân sách
ConnectViet sử dụng ba mức tham chiếu thống nhất 70.000, 90.000 và 130.000 đồng/người. Với 100 khách, ngân sách menu nền lần lượt là 7.000.000, 9.000.000 và 13.000.000 đồng. Đơn hàng nhận từ 2.000.000 đồng.
| Mức menu | Tổng cho 100 khách | Phù hợp |
|---|---|---|
| 70K/người | 7.000.000đ | Họp hoặc đào tạo ngắn, ưu tiên gọn và đủ dùng |
| 90K/người | 9.000.000đ | Hội nghị, hội thảo cần cân bằng món và hình thức |
| 130K/người | 13.000.000đ | Sự kiện dài hơn hoặc cần nhiều nhóm món |
Đây là chi phí menu nền. Báo giá chính thức phải ghi rõ setup, vận chuyển, nhân sự, dụng cụ, VAT và điều kiện nhận đơn gấp để khách không hiểu nhầm.
3. Kiểm tra không gian và luồng di chuyển
Với 100 khách, một bàn quá nhỏ dễ gây ùn ở giờ nghỉ. Trước ngày tổ chức cần xác nhận kích thước khu vực, vị trí ổ điện, nguồn nước, thang máy, chỗ đỗ xe và thời gian được phép đưa dụng cụ vào. Bàn tiệc nên đặt ở nơi khách dễ nhìn thấy nhưng không chắn cửa ra vào, sân khấu hoặc lối thoát hiểm.
- Nếu khách nghỉ cùng lúc: ưu tiên bố trí nhiều điểm lấy món hoặc hai hướng tiếp cận.
- Nếu chia lượt: có kế hoạch bổ sung bánh, ly và nước giữa các lượt.
- Nếu hành lang hẹp: tránh dùng kệ quá cao hoặc trang trí lấn lối đi.
- Nếu setup trong phòng hội nghị: kiểm tra quy định về rác, nước và tiếng ồn.
4. Lập timeline ngược từ giờ giải lao
Checklist tổ chức teabreak hội nghị 100 khách chỉ hiệu quả khi gắn với mốc thời gian cụ thể. Nên lập timeline ngược từ giờ khách bắt đầu dùng tiệc:
- Trước sự kiện 3–7 ngày: khóa số khách, menu, địa điểm và phạm vi dịch vụ.
- Trước 1 ngày: xác nhận người liên hệ, lối giao hàng và thời gian vào setup.
- Trước giờ dùng tiệc: vận chuyển, kiểm đếm, bố trí bàn, đặt món và hoàn thiện khu nước.
- Trước bàn giao: chụp ảnh, kiểm món, ly, khăn giấy, dụng cụ và vệ sinh tổng thể.
- Sau giờ nghỉ: thu dọn theo phạm vi đã thỏa thuận.
5. Checklist tổ chức teabreak hội nghị 100 khách: bánh, nước và dụng cụ
Nhóm bánh và món ăn
- Danh sách món đúng báo giá đã duyệt.
- Số lượng và phương án dự phòng được xác nhận.
- Nhãn món chay hoặc món cần lưu ý nếu có.
- Cách đóng gói phù hợp thời gian vận chuyển.
Nhóm nước
- Nước uống, bình đựng, đá và dụng cụ pha nếu có.
- Ly, ống hút hoặc que khuấy theo menu.
- Khay hứng nước và khăn lau khu vực.
Nhóm setup
- Khăn bàn, khay, kệ, bảng tên món và trang trí.
- Kẹp gắp, muỗng, nĩa, đĩa, khăn giấy và thùng rác.
- Dụng cụ dự phòng cho món dễ hết nhanh.
6. Phân công người chịu trách nhiệm
Khi áp dụng checklist tổ chức teabreak hội nghị 100 khách, đơn hàng không nên vận hành bằng một danh sách chung không có người phụ trách. Mỗi nhóm việc cần một người xác nhận: chốt đơn, chuẩn bị bánh, kiểm dụng cụ, vận chuyển, setup và bàn giao. Tại địa điểm, hai bên nên có một đầu mối liên lạc chính để xử lý thay đổi nhanh.
Người nghiệm thu nên kiểm theo bốn tiêu chí: đúng giờ, đúng món, đủ số lượng và đúng phạm vi setup. Nếu chương trình thay đổi giờ nghỉ, đầu mối của khách cần báo sớm để đội ngũ điều chỉnh.
7. Kiểm tra chất lượng trước khi bàn giao
Trước khi khách vào khu vực, đội setup cần đi một vòng kiểm tra thay vì chỉ nhìn tổng thể từ xa:
- Bánh thẳng hàng, không bị xô lệch hoặc để quá sát mép bàn.
- Khu nước sạch, khô và đủ ly.
- Bảng tên món rõ ràng nếu chương trình yêu cầu.
- Trang trí không che món hoặc cản thao tác lấy bánh.
- Kẹp gắp đặt đúng vị trí, khăn giấy dễ nhìn thấy.
- Thùng và vật dụng vận chuyển đã đưa khỏi tầm nhìn của khách.
8. Phương án dự phòng cần có
Hội nghị có thể thay đổi số khách, giờ nghỉ hoặc vị trí phục vụ. Vì vậy, checklist tổ chức teabreak hội nghị 100 khách nên có phương án cho các tình huống phổ biến: xe đến chậm do quy định vào tòa nhà, khách tăng, chương trình kéo dài, nước đá tan nhanh hoặc khu vực setup bị đổi vào phút cuối.
Phương án dự phòng không có nghĩa là phát sinh tùy ý. Nội dung nào tính thêm phí cần được báo và xác nhận trước. Đặc biệt, các yêu cầu liên quan đến dị ứng thực phẩm phải được thông tin sớm; có thể tham khảo hướng dẫn từ Cục An toàn thực phẩm.
Mẫu checklist tổ chức teabreak hội nghị 100 khách để nghiệm thu nhanh
| Hạng mục | Người kiểm | Trạng thái |
|---|---|---|
| Menu và số lượng | Phụ trách đơn hàng | Đủ / cần bổ sung |
| Dụng cụ và khu nước | Trưởng nhóm setup | Đủ / cần bổ sung |
| Giờ hoàn thiện | Đầu mối hai bên | Đúng / điều chỉnh |
| Hình ảnh bàn giao | Nhân sự tại chỗ | Đã chụp / chưa chụp |
| Thu dọn | Theo báo giá | Đã thống nhất |
Câu hỏi thường gặp
Menu 90K thường là mức cân bằng, tương đương 9.000.000 đồng tiền menu nền. Lựa chọn cuối cùng phụ thuộc thời lượng chương trình, khách mời và phạm vi setup.
Có cần nhân sự trực bàn không?
Nên cân nhắc khi khách dùng cùng lúc, chia nhiều lượt hoặc chương trình dài. Nhân sự và thời gian phục vụ phải ghi rõ trong báo giá.
Setup cần bắt đầu trước bao lâu?
Thời gian phụ thuộc địa điểm, đường vận chuyển, quy mô dụng cụ và yêu cầu trang trí. Hai bên cần chốt mốc bàn hoàn thiện thay vì chỉ chốt giờ giao hàng.
Nhận phương án teabreak hội nghị
Xem thêm dịch vụ teabreak trọn gói tại TP.HCM và case study teabreak hội thảo 50 khách. Gửi số khách + thời gian + địa điểm + ngân sách để ConnectViet đề xuất menu và timeline. Hotline/Zalo: 0931 275 520.
